Хештег недели: #inboxzero

Автор:
Фото: Getty  
Нет времени на весь текст?
ЧИТАЙТЕ СПОЙЛЕР

Рассказываем, как сделать так, чтобы ваша рабочая почта не пожирала весь ваш рабочий день. В конце концов, почта для людей, а не люди для почты!

Обсудить статью

Наш новый понедельничный #хештегнедели – #inboxzero. Сколько непрочитанных e-mail'ов сейчас в вашем почтовом ящике? А сколько времени вы уже потратили сегодня на рабочую переписку? Объясняем, почему это важно и как это дело оптимизировать.

Inbox Zero – это способ поддержания рабочей продуктивности и расхламления жизни, который разработал карьерный коуч Мерлин Манн (Merlin Mann; хорошо, что не Мерлин Мэнсон!).

В тайм-менеджменте рабочая переписка считается одним из главных хронофагов – пожирателей времени. Но и обойтись без нее в наше время невозможно. Очевидная идея Inbox Zero – ноль писем в папке «Входящие». Но в каком смысле ноль и зачем? 

Сделать так, чтобы вам никто не писал, – это вряд ли поможет карьерному успеху. Как объясняет сам Манн (хорошо, что не Томас Манн; извините, эта тупая шутка к нам прилипла), на самом деле zero (ноль) – это не количество полученных писем, это количество времени и усилий, которые ваш драгоценный мозг тратит на папку «Входящие». Уделять слишком много внимания почте вредно для вашей работы. Время и внимание – конечные ресурсы, они быстро исчерпываются. Если ваш рабочий день с утра до вечера крутится вокруг рабочей почты – ее бесконечной проверки, дерганья на каждое входящее письмо и долгую возню с этим письмом, – значит, вы путаете папку «Входящие» со списком дел на день, и от этого страдает ваша продуктивность.

Что же делать? Все очень просто. Когда вы получаете новое письмо, с ним можно совершить только одно из 5 действий (главное – выбрать, какое):

удалить

делегировать (поручить другому сотруднику)

ответить

отложить

сделать

И все! Шестого не дано. 

Вот еще несколько почтовых советов от Мерлина Манна под девизом #inboxzero:

  • Не держите рабочую почту открытой, чтобы она вас не дергала.
  • Выберете специальное время, когда вы открываете и проверяете почту, например на исходе каждого часа.
  • Когда открыли почту, первым делом удалите (или архивируйте, так уж и быть) все письма, которые можно безболезненно удалить. Все, Карл! Да-да, не только не читая, но и не открывая.
  • Затем форвардните все письма, на которые лучше вас ответят ваши коллеги (или подчиненные, если они у вас есть).
  • Быстро и не отходя от кассы ответьте на все письма, на которые можно ответить за две минуты или еще быстрее.
  • Те письма, которые требуют больше двух минут, и те, на которые можно ответить позже без ущерба для душевного здоровья (и для вашей зарплаты...), переместите в отдельную папку. Да, заведите такую папку, назовите ее «Надо ответить» или «Ответить позже».
  • В расписании каждого рабочего дня выделите специальное время, когда вы будете отвечать на письма из той самой заветной папки «Ответить позже». Это точно не 5 минут. И это должно быть время, когда вы не занимаетесь ничем другим. У некоторых хорошо получается делать это вечером или после обеда – спокойно, немножко на тормозах. Но на особо сложные и не очень приятные письма иногда лучше выделить время утром, на свежую голову (помните правило «съесть лягушку»?).

Вот и все! Надеемся, вы уже закрыли рабочую почту и отменили на своем смартфоне функцию оповещения о приходе новых писем. Продуктивного вам понедельника и отличной рабочей недели.

А у вас сейчас ноль писем во «Входящих»?

Новые лукбуки российских и украинских дизайнеров, которые настроят на осень
9 часов назад
Новые лукбуки российских и украинских дизайнеров, которые настроят на осень
Проводим последний летний месяц на стиле и вдохновляемся новыми трендами. Российские и украинские дизайнеры приготовили что-то очень крутое!
Беги, Форест, беги: правила бега для новичков
10 часов назад
Беги, Форест, беги: правила бега для новичков
Как часто вы давали себе обещание начать бегать по утрам с понедельника? А сколько раз вы находили тысячу и одну причину, чтобы отказаться от этой затеи? Место неподходящее, нет подходящей экипировки или просто времени? Раскрываем все секреты эффективной и безопасной пробежки, чтобы вдохновить вас. 
Самые трендовые платья этой осени
11 часов назад
Самые трендовые платья этой осени
Выбираем самые классные платья, в которых будем ходить весь осенне-зимний сезон.
5 ярких карандашей для глаз, которые освежат любой мейк
11 часов назад
5 ярких карандашей для глаз, которые освежат любой мейк
Пополняем косметички яркими карандашами и начинаем урок рисования – разрешается любой кипеш, кроме стандартного черного цвета. 
5 звездных парочек, в которых влюбленные внешне похожи
11 часов назад
5 звездных парочек, в которых влюбленные внешне похожи
Прожив вместе, люди порой становятся не только не разлей вода, но и как две капли воды. Собрали для вас звездные пары, где влюбленные похожи друг на друга.
Гороскоп Овен
(21.03 - 20.04)
Общий прогноз 13-19 августа
Приятная во многих отношениях неделя нас ожидает. Новолуние случилось, Луна обновилась и начала расти, а наша энергия вместе с ней – это раз, на небе формируется очень приятный тригон Солнце-Уран-Сатурн – это два и, наконец, я нас поздравляю: в воскресенье Меркурий вновь начнет двигаться вперед.