Закрыть

Как расставлять приоритеты, чтобы не сдохнуть на работе

Автор:
Фото: Getty  
Нет времени на весь текст?
ЧИТАЙТЕ СПОЙЛЕР

«Важное, но несрочное» – самая провисающая категория. Старайтесь планировать ее заранее на конкретное время в конкретные дни недели – выработаете ритуал, сформируете привычку.

Обсудить статью

Многие уверены, что их главная проблема и забота на рабочем месте – это скорость: мол, нужно успевать делать как можно больше в любую единицу времени. Но бизнес-тренеры утверждают, что все не так. Гораздо важнее не работать быстрее, а знать, что делать в первую очередь, а от чего отказаться.

Чтобы делать свою работу бодро, весело и продуктивно, достигать своих целей и не разбрасываться на ерунду, ужасно важно грамотно ставить приоритеты. А это значит не только решать, что лучше делать в какой последовательности, но и вовремя говорить «нет». Это и вопрос тайм-менеджмента, и вопрос ваших границ – личных и профессиональных. 

Когда мы перегружены на работе, то попадаем в порочный круг: на нас постоянно сваливаются новые и новые срочные дела, мы бросаемся их выполнять, а они никогда не заканчиваются. А чтобы расставить приоритеты, все распланировать и отбросить ненужное, нужно... правильно, время! А как раз времени-то у нас и нет. Вот мы и мотаемся в этом беличьем колесе, но согласитесь: так жить нельзя.

Останавливаемся, выдыхаем, берем тайм-аут – и вспоминаем о тайм-менеджменте, приоритетах и заветном слове «нет». Как пишет американский бизнес-тренер и автор нескольких бестселлеров Тони Шварц, «Говорить «нет» – это, возможно, самое недооцененное умение в наше время. В мире беспрестанных требований и бесконечных возможностей только оно и помогает нам поставить на первое место те задачи, которые действительно имеют для нас смысл. Сказать «нет» – это значит еще и решить, чего делать меньше, а от чего вообще отказаться». Потому что успевать делать абсолютно всё – невозможно (даже не пытайтесь). Вот 5 советов от Тони Шварца, как уйти от неважного и сосредоточиться на главном.

1. Сортируйте все дела и задачи по двум признакам: срочность и важность

Это называется «квадрат тайм-менеджмента» или «матрица Эйзенхауэра». Дела нужно сортировать по 4 группам:

– срочные и важные,

– важные, но несрочные,

– срочные, но неважные,

– несрочные и неважные.

Срочное и важное нужно делать сразу – в идеале в этой графе у вас всегда должно быть пусто. Важные, но несрочные дела мы имеем обыкновение откладывать, но это порочная практика: в конце концов они становятся срочными, и когда таких долгостроев всплывает несколько, мы получаем рабочий аврал и большие проблемы. Срочные, но неважные дела – это то, на что мы обычно тратим большую часть своего драгоценного времени. Это реактивное поведение, когда мы откладываем намеченное по плану, чтобы сделать то, чего от нас внезапно захотел кто-то – начальник, коллега, бизнес-партнеры... Такие дела надо стараться делегировать (перепоручать) и не давать им съедать свое время. Ну, а несрочные и неважные дела – это балласт, на который можно вообще забить.

2. Специально планируйте категорию «важное, но несрочное»

Эта категория часто провисает – если что-то не требуется сделать «прямо сейчас», то его вытесняют срочные, но неважные дела. Поэтому важные дела надо планировать заранее. Заведите под них специальные графы в своем ежедневнике: конкретное время в конкретные дни недели вы посвящаете только тому-то и тому-то. Например, во вторник после обеда, в 15.00, у вас отныне еженедельная сессия мозгового штурма или, например, долгосрочного планирования – пропустить нельзя, отменить тоже. Заводить такие рабочие ритуалы очень полезно: ритуал перерастает в привычку и дальше вы уже делаете это автоматически, не тратя сознательных усилий и энергии.

3. Вечером перед уходом с работы выделите 15-20 минут на подведение итогов и планы на новый день

К вечеру так устаешь, да и поздно уже, какие еще 20 минут – скорее выключить компьютер и бегом домой! Но так вы сами себя обкрадываете: эти 15 или 20 минут нужны именно вам самим, а не вашему боссу или кому-то еще. Посмотрите, что вы сделали за день, поставьте плюсики в ежедневнике, похвалите себя. Распишите свой план на следующий день. Вспомните про свои приоритеты и долгосрочные цели. И вот вам еще 6 вопросов, которые полезно задавать себе в конце рабочего дня и недели. 

4. Делайте самые важные дела в первые 90 минут рабочего дня

Утром, придя на работу, прежде всего сконцентрируйтесь на самых важных и сложных задачах дня. Утром у нас больше всего энергии и способности сконцентрироваться – не растрачивайте их впустую. По возможности не позволяйте никому в это время отвлекать вас – если у вас отдельный кабинет, то закройте дверь. Почту не смотрите, соцсети тем более, телефон поставьте на mute. Через полтора часа можно выдохнуть и устроить небольшую (кофе)паузу – перезагрузить мозг, размяться, отвлечься, в идеале – выйти хотя бы на 5 минут на свежий воздух.

5. Запланируйте перерывы

Вам необходим как минимум один перерыв утром, один – во второй половине дня, а на обед обязательно выходите из офиса. Не оставайтесь обедать за своим рабочим столом: убеждение, будто так вы сэкономите время, – это вредная иллюзия. Вашему мозгу нужно отвлечься и перезагрузиться, поэтому выйти на обед и прогуляться – это лучшее, что вы можете сделать для себя и своей работы. Во время паузы полезно задавать себе два вопроса:

– Сделал ли я то, что запланировал сделать за время, прошедшее с моего предыдущего перерыва? Если нет, то почему?

– Что я хочу завершить за то время, которое пройдет с этого перерыва до следующего? И от чего мне придется отказаться, чтобы это успеть?

Отказывайтесь и говорите «нет» – не бойтесь!

Умеете говорить «нет»?

Мальдивы: отпуск в раю
03 февраля 2019
Мальдивы: отпуск в раю
Если снег и мороз вас не вдохновляют, пришла пора брать билеты в рай. А где у нас ближайший рай? Да на Мальдивах, разумеется.
Елена Теркина: «Для меня очень важно работать на позитивной ноте и настраиваться только на лучшее»
03 февраля 2019
Елена Теркина: «Для меня очень важно работать на позитивной ноте и настраиваться только на лучшее»
Основательница клуба-ресторана «Купол» для детей и взрослых Елена Теркина рассказала SNCMedia об особенностях нового проекта и о том, какими принципами руководствуется в работе.
Must have покупки этой зимы для истинных ценителей прекрасного во всех его проявлениях
19 января 2019
Must have покупки этой зимы для истинных ценителей прекрасного во всех его проявлениях
Зимние праздники в самом разгаре, а вы не знаете, что подарить? Предлагаем список подарков, которые точно придутся по вкусу на 14 и 23 февраля.
Сообразили на двоих: отзыв о ресторане «Рыбторг»
17 января 2019
Сообразили на двоих: отзыв о ресторане «Рыбторг»
SNCMedia инспектирует аутентичную рыбную лавку и сифуд-бар на Патриарших. Поклонникам устриц, мидий, ежей и прочих морских гадов всех мастей – обязательно к прочтению!
3 процедуры, которые помогут восстановить кожу зимой
17 января 2019
3 процедуры, которые помогут восстановить кожу зимой
В борьбе с несовершенствами кожи главную роль отводим косметологии. Запоминайте 3 действенные процедуры, которые помогут восстановить кожу и вернуть ей сияние и тонус в холодное время года.
Гороскоп Овен
(21.03 - 20.04)
Общий прогноз 19-25 ноября
Эта неделя начнется с отрицательного взаимодействия Юпитера и Марса. Как это отразиться на вас? Юпитер сейчас настолько сильный, что он будет давать стимул – работать на высокий статус, получать образование, а вот делать это будет лень. Даже тем, кто не ленив, понадобится больше времени для понимания направления.