А что, если никто не придет? Шесть смертельных страхов организатора мероприятий

Автор:
Фото: Getty  
Нет времени на весь текст?
ЧИТАЙТЕ СПОЙЛЕР

Страх первый: на ваш event никто не придет. Страх второй: придет слишком много народу и никто не поместится.

Обсудить статью

...В такие моменты я клятвенно обещаю себе, что после проведенного ивента навсегда завяжу с организацией чего бы то ни было. Ну, а потом с радостью берусь за новые проекты. Никогда такого не было и вот опять!

Сама не знаю, как так вышло, но всю свою жизнь я сознательно и несознательно занимаюсь организацией самых разных мероприятий. По правде говоря, я никогда не планировала заниматься этим профессионально. Однако, похоже, с ивентами все работает по-другому: если гора не идет к Магомету, Магомет сам пойдет к горе. Хотите вы того или нет, но если у вас есть организаторские способности и активная жизненная позиция, вы будете постоянно что-то организовывать.

В моей практике было многое: бизнес-завтраки для топ-менеджеров компаний, пятничные митапы программистов, турслет в лесу для трехсот школьников, новогодний корпоратив для коллег, многочисленные девичники с обширной географией, тренинги переговоров, мастер-классы флористов, пресс-конференции в крупной IT-компании, свадьбы и дни рождения друзей. Не обошлось без благотворительного аукциона современного искусства, тусовки по случаю запуска новой коллекции солнечных очков и организации бизнес-конференции в Лондоне с участием Алексея Кудрина.

Я совру, если скажу, что организовывать мероприятия – простая работа, которая всегда приносит только положительные эмоции. Разумеется, такая активность может быть в радость и окупает потраченные силы, но лишь после того, как ты видишь, что мероприятие гостям понравилось.

Подготовка любого ивента – нервный процесс, который отнимает много времени и сил. А еще организаторам бывает очень страшно: страшно, что что-то пойдет не так, все провалится и будет страшный позор. В такие моменты я подумываю в случае провала сменить имя и уехать из страны, а еще клятвенно обещаю себе, что после проведенного ивента навсегда завяжу с организацией чего бы то ни было. Ну, а потом с радостью берусь за новые проекты. Никогда такого не было и вот опять.

Расскажу о своих страхах организатора мероприятий, с которыми так или иначе может столкнуться каждый, кто вообще организует хоть что-либо с участием других людей.

Страх №1: На ваше мероприятие никто не придет

Можно заниматься очень классным делом, ловить дикий кайф от того, что вы делаете, и совершенно справедливо считать, что вы причиняете людям добро. Что совсем не отменяет такой возможности: вполне вероятно, что дело, которым вы горите, интересно только одному человеку, а именно – организатору мероприятия. То есть вам (может быть, еще вашей маме, но тоже не факт). Перед каждым ивентом, где ожидаются гости, я страшно боюсь, что никто не придет.

А вдруг люди проспят бизнес-завтрак, и не будет ни завтрака, ни бизнеса? Вдруг тусовка в четверг с алкоголем совсем не правильный формат, ведь в моде ЗОЖ, да и завтра всем на работу? Вдруг то, что я затеяла, вообще никому не интересно? А что, если гости в последний момент забудут об ивенте? Есть дела поважнее? В городе пробки? Надо покормить кошку?

Если хотите понять, что чувствует организатор, то представьте себе, что вы очень долго и муторно готовили свой день рождения и продумывали каждую мелочь для гостей, а все приглашенные в последний момент уехали в отпуск/отравились/застряли в лифте/улетели на Марс.

Страх №2: На ваше мероприятие придет слишком много гостей

Противоречит страху №1? Нет, не слышал. Эти страхи сменяют друг друга со скоростью гепарда. Сначала вы мучаетесь тем, что никто не узнает о вашем великом событии и не почтит его присутствием, а потом хватаетесь за голову, когда понимаете, что пригласили слишком много народу и они могут все прийти. Не скрою, от мысли, что придет большое количество гостей, сначала приятно. Ну а потом – страшно. Больше людей – больше проблем. И вообще, что с ними со всеми делать?

Куда всех посадить, как всех вместить? А будет ли слышно лектора? А хватит ли всем еды? Придется докупать алкоголь? А вдруг придется кого-то не пустить? Будут ли разъяренные из-за отказа гости? А что делать с подругой Таней, чей экс-бойфренд тоже обещал быть, – вы же поклялись Тане больше никогда не разговаривать с ее бывшим!

Если хотите понять, что чувствует организатор в этот момент, представьте, что на ваш день рождения пришел весь район, ну и соседний заодно. Вы бы и рады, – но сами понимаете...

Страх №3: Это никому не интересно и не нужно

«Главное – найти свою целевую аудиторию», – подсказывают маркетологи. А что, если ваш поиск затянулся? Есть ли вообще на планете люди, которым ваши ивенты правда нужны и интересны? Вот представьте: вы в целом милая, стараетесь изо всех сил и всех знакомых на свое мероприятие зовете. Все в ответ вас хвалят и говорят, что вы молодец, мероприятие интересное, а ваше начинание абсолютно прекрасное. Но на сам ивент не приходят. Не приходят – и всё. Чертовски трудно не задаться вопросом, который обычно пишут на заборах и на стенах лифта, – зачем? Зачем я это делаю? Это же вообще никому не интересно.

Честно говоря, с этим страхом трудно бороться. Есть люди, убежденные в собственной значимости и уникальности. Себя они видят эдаким царем Мидасом, который превращает в золото все, к чему прикасается. Но если посмотреть правде в глаза, таких людей единицы, да и подобный расклад тоже на любителя – попахивает нарциссизмом. Пожалуй, только успешно проведенное мероприятие и хороший фидбэк от гостей позволит вам поверить в то, что вы занимаетесь реально нужным делом. Делом не просто милым, классным и симпатичным, а удовлетворяющим реальные потребности живых людей. 

Страх №4: Что-то пойдет не так во время мероприятия

В мире всегда что-то может пойти не так, а в мире ивентов это ощущается особенно остро. Накануне собственных мероприятий меня мучают вопросы: что на этот раз даст сбой? А вдруг гости напьются раньше времени? Или, наоборот, до нужной кондиции не дойдут, и будет адски скучно? А что, если техника сломается? Презентация будет ужасно выглядеть на экране? Микрофон не синхронизируется с камерой? Онлайн трансляция оборвется? Ведущий, на котором все строится, в последний момент заболеет ветрянкой? Самолет спикера задержится? Или я забуду приветственные слова?

У всех разные способы борьбы с такого рода паникой. Кто-то медитирует, кто-то предпочитает мармелад и шоколадные изделия, а другие и вовсе нервно листают ленту инстаграма, ставя лайки всем подряд. В свое время успокоиться мне очень помогала песня «Луч солнца золотоооого», которую я затягивала в самые стрессовые моменты. В общем, мораль такая: не так важно, как удастся совладать с собой, главное – результат, то есть то, что вы имеете в итоге. А еще, друзья, не стоит переживать лишний раз, пока ничего не случилось. Вы всегда успеете наверстать.

Страх №5: Я навязываюсь людям

Чтобы о вашем мероприятии узнали, о нем надо рассказать, при этом разговоры про свое детище – дело довольно приятное. Но, честно скажу, я всегда испытываю некоторую неловкость, когда зову своих друзей на придуманные мной мероприятия (а с кого еще начинать сарафанное радио?). Не просто зову, а неоднократно шлю им личные сообщения и напоминалочки. Некоторые друзья даже соглашаются и приходят, но я всегда тайно боюсь, что делают они это не из-за реального интереса к предмету, а из уважения ко мне. Как долго это продлится? Интерес правда искренний? Или просто люди хорошие и отказать неудобно?

Поговорим о продвижении в социальных сетях. Сегодня люди узнают информацию (в том числе об интересных мероприятиях) из ленты в соцсетях. Разумный вывод: чтобы до кого-то достучаться, нужно рассказывать о ваших ивентах на страницах вашего «Фейсбука» и «Инстаграма». Лучше больше и чаще, а то у всех разные привычки, и ваша информация рискует остаться незамеченной. Я так делаю. Но вот честно, я иногда думаю: как скоро друзья отпишутся?

Страх №6: Все окажется намного дороже

Планирование – дело хорошее. Но при ближайшем рассмотрении в индустрии ивентов дополнительные расходы начинают расти как снежный ком. Приглашения, декор, фуршет, персонал, а потом еще оказывается, что нужно заплатить за ужин спикеров! Особенно тяжело любому организатору осознавать, что круг непредвиденных трат растет в геометрической прогрессии, а вы к этому не готовы. Да и как быть готовым? Как сократить расходы? На чем будем экономить? А что скажут гости? Это же сразу видно, когда хотели сэкономить!

Может быть, урезать количество гостей? Или лучше нанять дополнительный персонал? Перенести мероприятие? Да проще вообще все отменить и больше никогда не отвечать на звонки! Что делать, если итоговая смета будет сильно больше первоначальных ожиданий? А что я скажу заказчику? А что, если заказчик – это я и есть?

Кто-то ухмыльнется и скажет, что все эти страхи надуманные. Но проблема в том, что они есть и никуда не думают уходить. Казалось бы, ну не придет никто на ивент, я и одна выпью шампанского за свое здоровье! Но согласитесь, какой вы организатор, если единственный гость на вашем мероприятии – это вы сами?

А вы когда-нибудь что-нибудь организовывали?

Срок годности: как понять, что вашу косметику пора выбросить
5 часов назад
Срок годности: как понять, что вашу косметику пора выбросить
Жалко выбрасывать любимую помаду, которой скоро исполнится 5 лет? Или привыкли хранить кремы, пока в них не зародится жизнь? Мы поговорили с тремя экспертами разных бьюти-направлений, чтобы убедить вас беспощадно избавляться от всего просроченного. 
Закошмарили: 5 нарядов из Instagram Виктории Дайнеко, которые мы бы стерли из мемори
5 часов назад
Закошмарили: 5 нарядов из Instagram Виктории Дайнеко, которые мы бы стерли из мемори
Вообще Виктория Дайнеко нам нравится: всегда хорошо выглядит, избегает скандалов и всячески охраняет личную жизнь от посторонних глаз. Тем не менее от нашего модного приговора певицу это не убережет. Мы внимательно изучили Instagram Виктории и нашли там образы, вызывающие недоумение.
Бьюти-дневник звезды Instagram и основателя студии красоты AiLab Айзы Анохиной
7 часов назад
Бьюти-дневник звезды Instagram и основателя студии красоты AiLab Айзы Анохиной
Неважно, как давно вы следите за Айзой – уже лет 10 или с момента выхода дебютного рэп-альбома The Monkey – пора узнать все и о ее бьюти-секретах, жизни на Бали, самых любимых средствах и находках сезона.



Ведетесь ли вы на желтые заголовки
8 часов назад
Ведетесь ли вы на желтые заголовки
Пройдите наш тест и узнайте, может ли вас удивить желтая пресса или вы сами ее увидите.
В тренде: плетеная обувь, сумки и аксессуары
8 часов назад
В тренде: плетеная обувь, сумки и аксессуары
Плетеные аксессуары и обувь – must have весенне-летнего сезона 2018. Они автоматически сделают любой наряд более летним, беззаботным и стильным.
Гороскоп Овен
(21.03 - 20.04)
Общий прогноз 21-27 мая
Прошлая неделя у нас была полна перемен, трансформаций, грома и молний, а нынешняя принесет, наконец, благодать и много радости. Перенаправляем наше внимание от целей к мечтам. Много замечательных и даже волшебных, в некотором роде, планетарных аспектов, будут нам в этом деле помогать и наши мечты реализовывать. Давайте же на них посмотрим.