Закрыть
10 правил тайм-менеджмента, необходимых на работе
10.12.2015

10 правил тайм-менеджмента, необходимых на работе

Автор: SNCMedia
Фото: Getty  
Нет времени на весь текст?
ЧИТАЙТЕ СПОЙЛЕР

Как формировать полезные привычки, назначать встречи и наконец научиться реалистично оценивать, сколько времени вы тратите на какие дела.

Обсудить статью
читайте также
Как стать тревел-журналистом: Париж Дневник безработного главреда. Часть 2 «Инстаграм» в «Инстаграме»: зачем нужны «сториз» и почему мы видим фотки незнакомцев 11 самых высокооплачиваемых должностей для социофобов #motivationmonday: 10 советов для идеального утра понедельника Ассистент Юлия Калинина и ее рояль в кустах Сколько стоит: открыть свой автосервис ТЕСТ: Куда податься гуманитарию? 10 профессий, в которых самый высокий процент психопатов Лайфхак: как жить от командировки до командировки и не запутаться в часовых поясах На одну зарплату: 100 тысяч Женщины и технологии: три успешных стартапа Работа пропала, да здравствует работа! 4 истории успеха молодых стартаперов 8 фраз, которые лучше не говорить коллегам и начальству Хештег недели: #StartYourWeekRight На одну зарплату: две выпускницы филфака и 54 тысячи рублей Дневник безработного главреда. Часть 1 Что делать, если кончились силы? Как избавиться от мешков (не денег, а под глазами) Рейтинг: лучшие российские холостяки-финансисты Самые раздражающие коллеги: топ-5 Бернадетт Андриетти: «Мужских и женских профессий не существует» Профориентация: как я из редактора превратилась в экскурсовода (на один день) Практика: как одеться на работу, чтобы потом отправиться на корпоратив Три года каникул: как я работала в хостеле Дресс-код ведущего инженера (в юбке): 5 селфи в рабочем туалете Как перестать себя винить, если вы и женщина, и босс Что такое эмоциональный интеллект, и зачем он нужен Обратная сторона профессии: горничная Не все потеряно: 9 миллиардеров, которые росли в нищете

Тайм-менеджмент полезен в любой профессии и на любой должности. Эта методика помогает всем быть более продуктивными и ощущать, что мы контролируем свой день, а время не утекает сквозь пальцы.

1. Запишите в свой ежедневник всё (буквально: всё!).

Время утреннего подъема, время завтрака, время, когда вы едете на работу – весь ваш распорядок дня в подробностях. Это поможет избежать классической ошибки планирования, когда мы недооцениваем время, необходимое на выполнение той или иной задачи. Именно из-за того, что люди не догадываются (или ленятся) сесть и четко расписать, что во сколько они обычно делают, появляется это отвратительное тревожное чувство: «А-а-а, мне нужно сделать столько, что я не успею вообще ничего!» 

2. Используйте ежедневник для формирования полезных привычек.

Повторение изо дня в день – наше все. Первый шаг к тому, чтобы сформировать новую привычку, найти для нее постоянное место в вашем распорядке дня (или недели). Например, если вы никак не приучите себя ходить в фитнес-клуб или регулярно делать дома зарядку, внесите это в свой ежедневник на одно и то же время каждый день. А дальше уже не отлынивайте: этот пункт плана на день – обязательный!

3. Планируйте встречи на нестандартные промежутки времени.

Назначить рабочую встречу на время с 13:30 до 14:00 кажется логичным, но полезнее будет запланировать ее с 13:30 до 13:50 (особенно если следом у вас еще одна встреча). Так вы получите драгоценные 10 минут перерыва на то, чтобы выдохнуть, переключиться на следующую встречу или новую запланированную задачу, а может, и просто выйти подышать воздухом и сделать очередной важный звонок. Одно исследование о переключении внимания показало, что когда мы вынуждены моментально переключиться с одного рода деятельности на другой, не давая своему мозгу времени на этот переход, это может стоит нам до 40% нашего продуктивного рабочего времени. 40%!

4. Группируйте похожие встречи вместе.

Еще один способ снизить затраты ресурсов, которые мозг тратит на переключение, – ставить в своем расписании встречи на одну тему друг за другом. Между совещаниями и переговорами по совсем не похожим вопросам нужен больший промежуток для переключения.

5. Начинайте и заканчивайте встречи вовремя.

Если встречи запланированы не ровно на час или полчаса, а как в пункте 3, на «без 10 минут», у вас появляется буферное время. Этот 10-минутный буфер поможет вам стать богиней пунктуальности: после такой встречи вы придете на следующую вовремя, со свежей головой и без нервной спешки. Опаздывать плохо не только потому, что вы отнимаете чужое время и портите впечатление о себе. Это плохо для вас самой, потому что, когда вы опаздываете, волнуетесь и испытываете стыд, это очень энергозатратно – сильный стресс захватывает вас с головой, не дает сосредоточиться и снижает вашу продуктивность.

6. Встречи на ходу.

Если это возможно, устраивайте встречи... на ходу! Да-да, во время прогулки. Конечно, в зимней Москве это звучит не очень соблазнительно, но зима пройдет, и будет теплее. Кроме того, гулять можно и в помещении, если пространство позволяет (может быть, у вас просторный холл? или вы с коллегой можете вместе прогуляться на ланч). Обсуждение важного вопроса во время прогулки способствует рождению новых идей, вдохновляет на нестандартные решения. В непривычной обстановке мышление сходит с протоптанных тропок. Не говоря уж о том, что ходить гораздо полезнее для здоровья, чем сидеть.

7. Запланируйте все самое сложное на утро.

Мы уже рассказывали про знаменитый принцип тайм-менеджмента «съешь лягушку»: утро надо начать с тех задач, которые вам выполнять не очень-то хочется, но нужно. Дело в том, что наш запас силы воли – это исчерпаемый ресурс, к вечеру ее остается мало.

8. Ставьте четкие цели для рабочих встреч.

Бесполезное рабочее совещание – пара часов пустой говорильни – это прекрасно знакомый всем жанр выбрасывания времени в помойку. Прежде чем назначать встречу или договариваться о ней, уточните, какие цели и задачи эта встреча преследует. Если совещание предполагает раздаточный материал, то всю эту красоту надо разослать участникам минимум за сутки, чтобы во время встречи все участники четко фокусировались на поставленных целях, а не на разглядывании хэндаутов.

9. Используйте в ежедневнике разные цвета для обозначения степени срочности.  

В календаре – хоть бумажном, хоть электронном – очень удобно выделять разные пункты цветом. Например, оранжевый означает «срочно» – эти дела и задачи нельзя передвигать. Голубой – важно, но если придется сдвинуть на день, то мир от этого не погибнет. Серый – то, что обязательно надо сделать, но не срочно. Этот метод отлично работает: взглянув в свой ежедневник, вы сразу видите приоритеты.

10. Оставьте какое-то время свободным.

Если вы работаете в коллективе, тем более на руководящей должности, вы постоянно на людях. Выделите себе какое-то время на то, чтобы побыть в одиночестве, когда вас никто не будет беспокоить. Это время помогает сфокусироваться, вспомнить и пересмотреть свои цели и повышает вашу креативность. Важно: это время предназначено не для зависания в соцсетях!

А у вас бумажный или электронный ежедневник?

ЧИТАТЬ ТАКЖЕ

В этом платье всего так много, что совершенно теряешь, откуда что и зачем взялось. Перебор!
новые trashsetter’ы
Что надеть на тренировку: выбраем легинсы по видам спорта
2 часа назад
Что надеть на тренировку: выбраем легинсы по видам спорта
Как выглядит ваша попа на фитнесе – это одна из важных составляющих занятий, даже если вы говорите, что ходите туда исключительно для себя. Точнее, тем более, если вы так говорите – ведь нужно же нравиться себе в отражении, а там рука сама потянется к телефону, чтобы сделать селфи.
8 вкусных вещей, которые изобрели совершенно случайно
16 часов назад
8 вкусных вещей, которые изобрели совершенно случайно
В мире полно вкусных вещей, которые, как нам кажется, были всегда. Но на самом деле их кто-то изобрел. Иногда специально, а иногда и совершенно случайно. Вспомним самые занимательные легенды.
Все на свете виды трусов (а именно 16!): от простого к соблазнительному
19 часов назад
Все на свете виды трусов (а именно 16!): от простого к соблазнительному
Продолжаем наши лекции о видах всего на свете. Надеемся, вы пользуетесь всеми названиями юбок и бюстгалтеров в повседневной жизни. Теперь к ним добавятся еще и трусы – полный комплект нижнего белья собран. Бинго!
Пережить холода: 5 свойств зимних кремов
20 часов назад
Пережить холода: 5 свойств зимних кремов
Ладно-ладно, кремы вас не согреют. Все вопросы к одежде. А вот справиться с сухостью, шелушением и раздражением им вполне по силам. Главное – прислушаться к экспертам и выбрать то, что надо. 
Чем китайцы похожи на русских? Чем китайцы похожи на русских?
Китайцы совсем не похожи на нас, практически с другой планеты? А вот и нет: у наших народов очень много общего! Аня Ковалева продолжает свой рассказ о том, как работать с китайцами, строить с ним бизнес и просто понять загадочную китайскую душу.
Гороскоп Овен
(21.03 - 20.04)
Общий прогноз на 16–20 января
Основное событие этой недели – переход Солнца из Козерога в Водолей 20 января. Любая работа и планы в этот период должны носить широкий, масштабный характер. Это работа на благо всего человечества, ничуть не меньше! Главное – развитие идеи, полезной для всех, а дивиденды с нее второстепенны.