Закрыть
10 правил тайм-менеджмента, необходимых на работе
10.12.2015

10 правил тайм-менеджмента, необходимых на работе

Автор: SNCMedia
Фото: Getty  
Нет времени на весь текст?
ЧИТАЙТЕ СПОЙЛЕР

Как формировать полезные привычки, назначать встречи и наконец научиться реалистично оценивать, сколько времени вы тратите на какие дела.

Обсудить статью
читайте также
На одну зарплату: 30 тысяч рублей Можно ли найти баланс между работой и личной жизнью? Отвечает эксперт Лайфхак: 4 способа заставить себя работать из дома Дневник безработного главреда. Часть3 Ассистент: Евгения Киселева Куда ведут тренинги «истинной женственности» 6 вещей, которые нужно знать, чтобы выжить в женском коллективе Хештег недели: #WorkLifeBalance Рейтинг: лучшие российские холостяки-финансисты 5 профессий будущего, которым стоит начать учиться уже сегодня Тренд: подложить плечико Как уехать учиться в Европу: 7 советов из личного опыта Дресс-код с широкой улыбкой: 4 селфи в рабочем туалете 8 признаков, что ваша работа похожа на плохой брак Самосаботаж: как мы мешаем своему успеху (и что с этим делать) Трудовые консервы: самые отстойные и перспективные профессии ближайшего будущего Не все потеряно: 9 миллиардеров, которые росли в нищете 8 причин, почему вам нужно отправиться в отпуск прямо сейчас На одну зарплату: 100 тысяч рублей Дресс-код онлайн: 5 селфи в рабочем туалете Счастлива в разводе: 5 историй о плюсах расставания Российская сборная: кого возьмут на работу в лучший ресторан? Секрет идеального совещания: 10-30-50-90 Рейтинг: лучшие российские холостяки-финансисты. Часть вторая 10 профессий, в которых самый высокий процент психопатов Практика: как отвечать на некорректные вопросы HR? Добро пожаловать в ад: правила выживания в офисе 5 ловушек дружбы на работе 7 причин, по которым продуктивные люди рано ложатся спать Как расставлять приоритеты, чтобы не сдохнуть на работе

Тайм-менеджмент полезен в любой профессии и на любой должности. Эта методика помогает всем быть более продуктивными и ощущать, что мы контролируем свой день, а время не утекает сквозь пальцы.

1. Запишите в свой ежедневник всё (буквально: всё!).

Время утреннего подъема, время завтрака, время, когда вы едете на работу – весь ваш распорядок дня в подробностях. Это поможет избежать классической ошибки планирования, когда мы недооцениваем время, необходимое на выполнение той или иной задачи. Именно из-за того, что люди не догадываются (или ленятся) сесть и четко расписать, что во сколько они обычно делают, появляется это отвратительное тревожное чувство: «А-а-а, мне нужно сделать столько, что я не успею вообще ничего!» 

2. Используйте ежедневник для формирования полезных привычек.

Повторение изо дня в день – наше все. Первый шаг к тому, чтобы сформировать новую привычку, найти для нее постоянное место в вашем распорядке дня (или недели). Например, если вы никак не приучите себя ходить в фитнес-клуб или регулярно делать дома зарядку, внесите это в свой ежедневник на одно и то же время каждый день. А дальше уже не отлынивайте: этот пункт плана на день – обязательный!

3. Планируйте встречи на нестандартные промежутки времени.

Назначить рабочую встречу на время с 13:30 до 14:00 кажется логичным, но полезнее будет запланировать ее с 13:30 до 13:50 (особенно если следом у вас еще одна встреча). Так вы получите драгоценные 10 минут перерыва на то, чтобы выдохнуть, переключиться на следующую встречу или новую запланированную задачу, а может, и просто выйти подышать воздухом и сделать очередной важный звонок. Одно исследование о переключении внимания показало, что когда мы вынуждены моментально переключиться с одного рода деятельности на другой, не давая своему мозгу времени на этот переход, это может стоит нам до 40% нашего продуктивного рабочего времени. 40%!

4. Группируйте похожие встречи вместе.

Еще один способ снизить затраты ресурсов, которые мозг тратит на переключение, – ставить в своем расписании встречи на одну тему друг за другом. Между совещаниями и переговорами по совсем не похожим вопросам нужен больший промежуток для переключения.

5. Начинайте и заканчивайте встречи вовремя.

Если встречи запланированы не ровно на час или полчаса, а как в пункте 3, на «без 10 минут», у вас появляется буферное время. Этот 10-минутный буфер поможет вам стать богиней пунктуальности: после такой встречи вы придете на следующую вовремя, со свежей головой и без нервной спешки. Опаздывать плохо не только потому, что вы отнимаете чужое время и портите впечатление о себе. Это плохо для вас самой, потому что, когда вы опаздываете, волнуетесь и испытываете стыд, это очень энергозатратно – сильный стресс захватывает вас с головой, не дает сосредоточиться и снижает вашу продуктивность.

6. Встречи на ходу.

Если это возможно, устраивайте встречи... на ходу! Да-да, во время прогулки. Конечно, в зимней Москве это звучит не очень соблазнительно, но зима пройдет, и будет теплее. Кроме того, гулять можно и в помещении, если пространство позволяет (может быть, у вас просторный холл? или вы с коллегой можете вместе прогуляться на ланч). Обсуждение важного вопроса во время прогулки способствует рождению новых идей, вдохновляет на нестандартные решения. В непривычной обстановке мышление сходит с протоптанных тропок. Не говоря уж о том, что ходить гораздо полезнее для здоровья, чем сидеть.

7. Запланируйте все самое сложное на утро.

Мы уже рассказывали про знаменитый принцип тайм-менеджмента «съешь лягушку»: утро надо начать с тех задач, которые вам выполнять не очень-то хочется, но нужно. Дело в том, что наш запас силы воли – это исчерпаемый ресурс, к вечеру ее остается мало.

8. Ставьте четкие цели для рабочих встреч.

Бесполезное рабочее совещание – пара часов пустой говорильни – это прекрасно знакомый всем жанр выбрасывания времени в помойку. Прежде чем назначать встречу или договариваться о ней, уточните, какие цели и задачи эта встреча преследует. Если совещание предполагает раздаточный материал, то всю эту красоту надо разослать участникам минимум за сутки, чтобы во время встречи все участники четко фокусировались на поставленных целях, а не на разглядывании хэндаутов.

9. Используйте в ежедневнике разные цвета для обозначения степени срочности.  

В календаре – хоть бумажном, хоть электронном – очень удобно выделять разные пункты цветом. Например, оранжевый означает «срочно» – эти дела и задачи нельзя передвигать. Голубой – важно, но если придется сдвинуть на день, то мир от этого не погибнет. Серый – то, что обязательно надо сделать, но не срочно. Этот метод отлично работает: взглянув в свой ежедневник, вы сразу видите приоритеты.

10. Оставьте какое-то время свободным.

Если вы работаете в коллективе, тем более на руководящей должности, вы постоянно на людях. Выделите себе какое-то время на то, чтобы побыть в одиночестве, когда вас никто не будет беспокоить. Это время помогает сфокусироваться, вспомнить и пересмотреть свои цели и повышает вашу креативность. Важно: это время предназначено не для зависания в соцсетях!

А у вас бумажный или электронный ежедневник?

ЧИТАТЬ ТАКЖЕ

Если у лыжного костюма отрезать рукава и расшить его трогательными веточками неизвестных деревьев, то может получиться костюм для роли какой-нибудь там Липы или Березы в школьном спектакле. Но некоторым и для сценического образа сойдет. Здравствуй, простите, дерево!
новые trashsetter’ы
Горячо-холодно: что прикладывать при разных болях
13 часов назад
Горячо-холодно: что прикладывать при разных болях
Затекла спина, свело мышцы, раскалывается голова – некоторые виды боли можно облегчить горячей грелкой. Другие же снимает только лед. Пора разобраться с каждым конкретным случаем.
5 лукбуков российских дизайнеров для тех, кто готовится к чему-то большему
15 часов назад
5 лукбуков российских дизайнеров для тех, кто готовится к чему-то большему
Декабрь – это месяц волшебства, когда все ждут каких-то чудес, покупают подарки, становятся добрее. К чему готовитесь вы? К помпезному отмечанию Нового года или к зимовке в жарком тропическом климате? А может быть, как Надя Зубрева, наш бьюти-редактор, загадываете во вселенную желания о подарках на скорый день рождения?
Обратный отсчет: 5 недель до Нового года
17 часов назад
Обратный отсчет: 5 недель до Нового года
Сегодня у нас на повестке дня последний месяц лета-2016.
Модная съемка: «В татуировках счастье»
03 декабря 2016
Модная съемка: «В татуировках счастье»
Когда приезжаешь в Берлин, то первое, что бросается в глаза, – это сосредоточение креативного сообщества на квадратный километр. Галереи, выставки, арт-тусовки – вы не пройдете мимо очередной вечеринки или модного кафе, окна которого завешаны постерами грядущих трендовых событий. Сюда же и приехала пожить известная татуировщица и модель Саша Масюк – чтобы проникнуться атмосферой города и поработать с местными тату-мастерами. 
Джулианна Мур vs Дэрил Ханна: кто круче?
03 декабря 2016
Джулианна Мур vs Дэрил Ханна: кто круче?
3 декабря двум блестящим актрисам исполняется по 56 лет. Самое время узнать, кто же круче.
Гороскоп Овен
(21.03 - 20.04)
Общий прогноз на 5–11 декабря
Вас ждет очень продуктивная и удачная неделя. Все жесткие аспекты, которые подталкивали и даже принуждали вас к действиям, расходятся.