Закрыть
10 правил тайм-менеджмента, необходимых на работе
10.12.2015

10 правил тайм-менеджмента, необходимых на работе

Автор: SNCMedia
Фото: Getty  
читайте также
Ассистент: Сергей Плешаков Главное для успеха в карьере – социальные навыки! Но где их взять? Как социальные сети изменили модную индустрию Дресс-код на машиностроительном заводе: 6 селфи в рабочем туалете 7 способов говорить о своих достижениях без хвастовства и нарциссизма На одну зарплату: 70 тысяч Работа пропала, да здравствует работа! 4 истории успеха молодых стартаперов Дресс-код с широкой улыбкой: 4 селфи в рабочем туалете Женщины и технологии: три успешных стартапа Как работать с дураками: 9 лайфхаков для начальника Кто одевает героев российского кино? Часть 2 9 бьюти-продуктов, которые не стыдно забыть на рабочем столе Ассистент Юлия Калинина и ее рояль в кустах Как Рейчел Коми смогла обойти мужчин-дизайнеров (4 поразительных факта из биографии) 

 Devil Wears: 6 вещей, которые отличают женщину-босса от ее ассистента В чате с… мужчиной в костюме (внимание, розыск!) Профориентация: редакция SNCmedia меняет сферу деятельности Юлия Василевская: «Со школьной скамьи друзья сравнивали меня с Джимом Керри» Лучший способ найти работу мечты – открыть свой бизнес? Не все так просто! Work-life balance: как правильно отключаться от работы и находить время на себя
Нет времени на весь текст?
ЧИТАЙТЕ СПОЙЛЕР

Как формировать полезные привычки, назначать встречи и наконец научиться реалистично оценивать, сколько времени вы тратите на какие дела.

Обсудить статью

Тайм-менеджмент полезен в любой профессии и на любой должности. Эта методика помогает всем быть более продуктивными и ощущать, что мы контролируем свой день, а время не утекает сквозь пальцы.

1. Запишите в свой ежедневник всё (буквально: всё!).

Время утреннего подъема, время завтрака, время, когда вы едете на работу – весь ваш распорядок дня в подробностях. Это поможет избежать классической ошибки планирования, когда мы недооцениваем время, необходимое на выполнение той или иной задачи. Именно из-за того, что люди не догадываются (или ленятся) сесть и четко расписать, что во сколько они обычно делают, появляется это отвратительное тревожное чувство: «А-а-а, мне нужно сделать столько, что я не успею вообще ничего!» 

2. Используйте ежедневник для формирования полезных привычек.

Повторение изо дня в день – наше все. Первый шаг к тому, чтобы сформировать новую привычку, найти для нее постоянное место в вашем распорядке дня (или недели). Например, если вы никак не приучите себя ходить в фитнес-клуб или регулярно делать дома зарядку, внесите это в свой ежедневник на одно и то же время каждый день. А дальше уже не отлынивайте: этот пункт плана на день – обязательный!

3. Планируйте встречи на нестандартные промежутки времени.

Назначить рабочую встречу на время с 13:30 до 14:00 кажется логичным, но полезнее будет запланировать ее с 13:30 до 13:50 (особенно если следом у вас еще одна встреча). Так вы получите драгоценные 10 минут перерыва на то, чтобы выдохнуть, переключиться на следующую встречу или новую запланированную задачу, а может, и просто выйти подышать воздухом и сделать очередной важный звонок. Одно исследование о переключении внимания показало, что когда мы вынуждены моментально переключиться с одного рода деятельности на другой, не давая своему мозгу времени на этот переход, это может стоит нам до 40% нашего продуктивного рабочего времени. 40%!

4. Группируйте похожие встречи вместе.

Еще один способ снизить затраты ресурсов, которые мозг тратит на переключение, – ставить в своем расписании встречи на одну тему друг за другом. Между совещаниями и переговорами по совсем не похожим вопросам нужен больший промежуток для переключения.

5. Начинайте и заканчивайте встречи вовремя.

Если встречи запланированы не ровно на час или полчаса, а как в пункте 3, на «без 10 минут», у вас появляется буферное время. Этот 10-минутный буфер поможет вам стать богиней пунктуальности: после такой встречи вы придете на следующую вовремя, со свежей головой и без нервной спешки. Опаздывать плохо не только потому, что вы отнимаете чужое время и портите впечатление о себе. Это плохо для вас самой, потому что, когда вы опаздываете, волнуетесь и испытываете стыд, это очень энергозатратно – сильный стресс захватывает вас с головой, не дает сосредоточиться и снижает вашу продуктивность.

6. Встречи на ходу.

Если это возможно, устраивайте встречи... на ходу! Да-да, во время прогулки. Конечно, в зимней Москве это звучит не очень соблазнительно, но зима пройдет, и будет теплее. Кроме того, гулять можно и в помещении, если пространство позволяет (может быть, у вас просторный холл? или вы с коллегой можете вместе прогуляться на ланч). Обсуждение важного вопроса во время прогулки способствует рождению новых идей, вдохновляет на нестандартные решения. В непривычной обстановке мышление сходит с протоптанных тропок. Не говоря уж о том, что ходить гораздо полезнее для здоровья, чем сидеть.

7. Запланируйте все самое сложное на утро.

Мы уже рассказывали про знаменитый принцип тайм-менеджмента «съешь лягушку»: утро надо начать с тех задач, которые вам выполнять не очень-то хочется, но нужно. Дело в том, что наш запас силы воли – это исчерпаемый ресурс, к вечеру ее остается мало.

8. Ставьте четкие цели для рабочих встреч.

Бесполезное рабочее совещание – пара часов пустой говорильни – это прекрасно знакомый всем жанр выбрасывания времени в помойку. Прежде чем назначать встречу или договариваться о ней, уточните, какие цели и задачи эта встреча преследует. Если совещание предполагает раздаточный материал, то всю эту красоту надо разослать участникам минимум за сутки, чтобы во время встречи все участники четко фокусировались на поставленных целях, а не на разглядывании хэндаутов.

9. Используйте в ежедневнике разные цвета для обозначения степени срочности.  

В календаре – хоть бумажном, хоть электронном – очень удобно выделять разные пункты цветом. Например, оранжевый означает «срочно» – эти дела и задачи нельзя передвигать. Голубой – важно, но если придется сдвинуть на день, то мир от этого не погибнет. Серый – то, что обязательно надо сделать, но не срочно. Этот метод отлично работает: взглянув в свой ежедневник, вы сразу видите приоритеты.

10. Оставьте какое-то время свободным.

Если вы работаете в коллективе, тем более на руководящей должности, вы постоянно на людях. Выделите себе какое-то время на то, чтобы побыть в одиночестве, когда вас никто не будет беспокоить. Это время помогает сфокусироваться, вспомнить и пересмотреть свои цели и повышает вашу креативность. Важно: это время предназначено не для зависания в соцсетях!

А у вас бумажный или электронный ежедневник?
Ассистенты: Иван Антонов и Мила Миледина из Третьяковской галереи
5 часов назад
Ассистенты: Иван Антонов и Мила Миледина из Третьяковской галереи
Иван Антонов и Мила Миледина, помощники гендира Третьяковской галереи Зельфиры Трегуловой, рассказывают о том, чем занята их начальница в одиннадцать вечера и какое направление в искусстве считает любимым.
ТЕСТ: Насколько вы клевая (и хорошо знаете мемы)?
6 часов назад
ТЕСТ: Насколько вы клевая (и хорошо знаете мемы)?
Вы ходите в футболке с логотипом, носите кепку, рисуете брови-перья, но все равно почему-то уступаете номинацию самой модной в тусовочке. Мы знаем, где вы прокололись: наверное, не учили матчасть, и не докопались до первоисточника некоторых общеупотребимых мемов. Проверим?
6 проблем с одеждой, которые исправят в ателье (и 4 – которые  нет)
7 часов назад
6 проблем с одеждой, которые исправят в ателье (и 4 – которые нет)
Найти идеальное коктейльное платье, которое подчеркнет все нужные места (у всех они разные – тем сложнее задача) и которое будет идеальной длины именно для вашего роста и высоты каблука, потруднее будет, чем найти белого медведя в снежный шторм. Но волшебные руки работниц ателье могут сотворить и не такие чудеса. Мы узнали, что им под силу, а чего лучше даже не пытаться провернуть – только зря потратите деньги и не сможете вернуть вещь в магазин.
Нужно ли выбирать тени под цвет помады?
9 часов назад
Нужно ли выбирать тени под цвет помады?
Вполне себе простой вопрос для одних и сложный (особенно, если хотите чего поярче и пооригинальнее) – для других. Выясняем у визажиста бренда Makeup Revolution в России Дарьи Пузыревой, стоит ли все сочетать или пора удариться в цветное разнообразие. 
Рациональный подход к любви – это плохо? Размышляет психолог
11 часов назад
Рациональный подход к любви – это плохо? Размышляет психолог
На Западе любовь потребительская, рациональная, а в России – «настоящая», всей душой и в омут с головой? Точно? И точно ли это хорошо, и именно из такой страсти удачно получается семья, брак и партнерство на всю жизнь? Наш любимый психолог Вита Малыгина объясняет, в чем тут загвоздка.
Гороскоп Овен
(21.03 - 20.04)
Общий прогноз на 24–30 апреля
Эта неделя принесет вам новолуние в Тельце, которое произойдет в среду 26 апреля в 15:16 по московскому времени. Не только эту неделю, но и весь следующий лунный месяц вы будете находиться под влиянием Тельца.