Закрыть
10 правил тайм-менеджмента, необходимых на работе
10.12.2015

10 правил тайм-менеджмента, необходимых на работе

Автор: SNCMedia
Фото: Getty  
читайте также
«Делай то, что тебе нравится» – худший карьерный совет на свете 5 важных изобретений в моде, к которым не имеют отношения дизайнеры и модные дома Дресс-код в магазине одежды: 8 селфи в рабочем туалете Профориентация: как я стала онтоинженером... а потом перестала Дресс-код для девушки в салоне мужского костюма: 6 селфи в рабочем туалете Дресс-код ведущего инженера (в юбке): 5 селфи в рабочем туалете На одну зарплату: 120 тысяч рублей Дневник безработного главреда. Часть 1 Куда ведут тренинги «истинной женственности» Сколько стоит: открыть свой автосервис Не все потеряно: 9 миллиардеров, которые росли в нищете На одну зарплату: 30 тысяч рублей Обратная сторона профессии: актриса Далеко от дома: истории 3 девушек, которые уехали работать на другой конец света На одну зарплату: 50 тысяч рублей Профориентация: как я из редактора превратилась в экскурсовода (на один день) Как выжить после развода. Стадия девятая: управление своей жизнью 8 Instagram-аккаунтов, которые взбодрят вашу карьеру Как быть, если вы получили job-offer от другой компании Как расставлять приоритеты, чтобы не сдохнуть на работе Как найти свое призвание, если ваши интересы слишком широки Практика: как одеться на работу, чтобы потом отправиться на корпоратив Практика: 3 образа – 3 бизнес-ланча Дресс-код хостес: 5 селфи (и одни ноги) в рабочем туалете По секрету: как догадаться, что босс вами доволен #motivationmonday: 10 советов для идеального утра понедельника Школа без дураков: год с испанскими двоечниками Ассистент Юлия Калинина и ее рояль в кустах Хештег недели: #FirstSevenJobs Как совмещать работу и любимое дело? Не самая популярная версия
Нет времени на весь текст?
ЧИТАЙТЕ СПОЙЛЕР

Как формировать полезные привычки, назначать встречи и наконец научиться реалистично оценивать, сколько времени вы тратите на какие дела.

Обсудить статью

Тайм-менеджмент полезен в любой профессии и на любой должности. Эта методика помогает всем быть более продуктивными и ощущать, что мы контролируем свой день, а время не утекает сквозь пальцы.

1. Запишите в свой ежедневник всё (буквально: всё!).

Время утреннего подъема, время завтрака, время, когда вы едете на работу – весь ваш распорядок дня в подробностях. Это поможет избежать классической ошибки планирования, когда мы недооцениваем время, необходимое на выполнение той или иной задачи. Именно из-за того, что люди не догадываются (или ленятся) сесть и четко расписать, что во сколько они обычно делают, появляется это отвратительное тревожное чувство: «А-а-а, мне нужно сделать столько, что я не успею вообще ничего!» 

2. Используйте ежедневник для формирования полезных привычек.

Повторение изо дня в день – наше все. Первый шаг к тому, чтобы сформировать новую привычку, найти для нее постоянное место в вашем распорядке дня (или недели). Например, если вы никак не приучите себя ходить в фитнес-клуб или регулярно делать дома зарядку, внесите это в свой ежедневник на одно и то же время каждый день. А дальше уже не отлынивайте: этот пункт плана на день – обязательный!

3. Планируйте встречи на нестандартные промежутки времени.

Назначить рабочую встречу на время с 13:30 до 14:00 кажется логичным, но полезнее будет запланировать ее с 13:30 до 13:50 (особенно если следом у вас еще одна встреча). Так вы получите драгоценные 10 минут перерыва на то, чтобы выдохнуть, переключиться на следующую встречу или новую запланированную задачу, а может, и просто выйти подышать воздухом и сделать очередной важный звонок. Одно исследование о переключении внимания показало, что когда мы вынуждены моментально переключиться с одного рода деятельности на другой, не давая своему мозгу времени на этот переход, это может стоит нам до 40% нашего продуктивного рабочего времени. 40%!

4. Группируйте похожие встречи вместе.

Еще один способ снизить затраты ресурсов, которые мозг тратит на переключение, – ставить в своем расписании встречи на одну тему друг за другом. Между совещаниями и переговорами по совсем не похожим вопросам нужен больший промежуток для переключения.

5. Начинайте и заканчивайте встречи вовремя.

Если встречи запланированы не ровно на час или полчаса, а как в пункте 3, на «без 10 минут», у вас появляется буферное время. Этот 10-минутный буфер поможет вам стать богиней пунктуальности: после такой встречи вы придете на следующую вовремя, со свежей головой и без нервной спешки. Опаздывать плохо не только потому, что вы отнимаете чужое время и портите впечатление о себе. Это плохо для вас самой, потому что, когда вы опаздываете, волнуетесь и испытываете стыд, это очень энергозатратно – сильный стресс захватывает вас с головой, не дает сосредоточиться и снижает вашу продуктивность.

6. Встречи на ходу.

Если это возможно, устраивайте встречи... на ходу! Да-да, во время прогулки. Конечно, в зимней Москве это звучит не очень соблазнительно, но зима пройдет, и будет теплее. Кроме того, гулять можно и в помещении, если пространство позволяет (может быть, у вас просторный холл? или вы с коллегой можете вместе прогуляться на ланч). Обсуждение важного вопроса во время прогулки способствует рождению новых идей, вдохновляет на нестандартные решения. В непривычной обстановке мышление сходит с протоптанных тропок. Не говоря уж о том, что ходить гораздо полезнее для здоровья, чем сидеть.

7. Запланируйте все самое сложное на утро.

Мы уже рассказывали про знаменитый принцип тайм-менеджмента «съешь лягушку»: утро надо начать с тех задач, которые вам выполнять не очень-то хочется, но нужно. Дело в том, что наш запас силы воли – это исчерпаемый ресурс, к вечеру ее остается мало.

8. Ставьте четкие цели для рабочих встреч.

Бесполезное рабочее совещание – пара часов пустой говорильни – это прекрасно знакомый всем жанр выбрасывания времени в помойку. Прежде чем назначать встречу или договариваться о ней, уточните, какие цели и задачи эта встреча преследует. Если совещание предполагает раздаточный материал, то всю эту красоту надо разослать участникам минимум за сутки, чтобы во время встречи все участники четко фокусировались на поставленных целях, а не на разглядывании хэндаутов.

9. Используйте в ежедневнике разные цвета для обозначения степени срочности.  

В календаре – хоть бумажном, хоть электронном – очень удобно выделять разные пункты цветом. Например, оранжевый означает «срочно» – эти дела и задачи нельзя передвигать. Голубой – важно, но если придется сдвинуть на день, то мир от этого не погибнет. Серый – то, что обязательно надо сделать, но не срочно. Этот метод отлично работает: взглянув в свой ежедневник, вы сразу видите приоритеты.

10. Оставьте какое-то время свободным.

Если вы работаете в коллективе, тем более на руководящей должности, вы постоянно на людях. Выделите себе какое-то время на то, чтобы побыть в одиночестве, когда вас никто не будет беспокоить. Это время помогает сфокусироваться, вспомнить и пересмотреть свои цели и повышает вашу креативность. Важно: это время предназначено не для зависания в соцсетях!

А у вас бумажный или электронный ежедневник?
Практика: 3 образа – 3 бизнес-ланча
4 часа назад
Практика: 3 образа – 3 бизнес-ланча
Говорить о том, в чем ходить на работу, – банально, поэтому мы решили немного подогреть ваш аппетит с самого утра и представить, что наряжаетесь вы исключительно ради обеда в каком-нибкдь ресторане или кафе. Ну и на деловую встречу заодно. Мы собрали трех красоток-боссов и узнали, как они выходят за рамки офисной скуки и где это делают.
До самой Пасхи: постное меню в московских ресторанах
18 часов назад
До самой Пасхи: постное меню в московских ресторанах
Масленица закончилось, значит, пришло время худеть Великого поста, который продлится аж до 16 апреля. Московские рестораторы предлагают поститься нескучно! 
Хештег недели: #spring
19 часов назад
Хештег недели: #spring
Послезавтра, между прочим, наступает весна!
6 вещей, которыми запомнилась Миланская неделя моды (речь не только об одежде, если что)
19 часов назад
6 вещей, которыми запомнилась Миланская неделя моды (речь не только об одежде, если что)
С каждым сезоном кажется, что дизайнеры уже не смогут ничем удивить, но недавняя Неделя моды в Милане доказала, что фантазия китов мировой фешен-индустрии никогда не иссякнет. Ну в общем, вы пока наслаждайтесь зрелищем, а мы ушли мысленно готовиться к Парижу.   
Сколько стоит: застроить фестиваль деревянными домиками
20 часов назад
Сколько стоит: застроить фестиваль деревянными домиками
Михаил Семенов, руководитель и основатель проектов QBIK и JINJI, придумал делать умные домики-кубики из дерева и украшать ими фестивальные площадки, чтобы рестораны и независимые food-проекты не оставили зрителей голодными. Спасибо ему за заботу о нас. А теперь узнаем, во сколько ему обошлась эта благая идея.
Гороскоп Овен
(21.03 - 20.04)
Общий прогноз на 27 февраля–5 марта
Эта неделя начнется не только с понедельника, но и с первого лунного дня. Можно сказать, что это – начало начал (!).