10 правил тайм-менеджмента, необходимых на работе

Автор:
Фото: Getty  

читайте также
Загрузка...
Виталий Крылов о том, где искать хороших специалистов Почему онлайн-лекция – это почти поиск мужа в интернете: 5 шагов к успеху Как одеться в офис, когда слишком холодно, чтобы жить Дресс-код гендиректора: 5 селфи в рабочем туалете 6 идей для стартапов, которые могли бы принести миллионы (как Pokemon Go) В чате с... человеком, который не даст голодать – Даниилом Мордовским Как донести до начальства, что меня пора повысить? Отвечает психолог «Жизнь настолько многогранна, и надо ценить каждый миг, не важно собрался ты на Марс или нет» Ликбез SNC: почти все о современных российских художниках Итоги 2016 года: наука 8 способов настроиться на рабочий лад летом Как не впадать в осеннюю хандру и оставаться эффективной Обратная сторона профессии: менеджер по подготовке и проведению Чемпионата мира по футболу Словарь SNC: профессиональный сленг фотографов Дресс-код в винтажном магазине: 5 селфи в рабочем туалете Ассистент: Анастасия Калб Ассистент: Сергей Плешаков Дресс-код в стартап-проекте: 5 селфи в рабочем туалете 7 способов найти время на хобби (даже если вы очень заняты) Как сделать модным Музей декоративно-прикладного и народного искусства?
Загрузка...
Нет времени на весь текст?
ЧИТАЙТЕ СПОЙЛЕР

Как формировать полезные привычки, назначать встречи и наконец научиться реалистично оценивать, сколько времени вы тратите на какие дела.

Обсудить статью

Тайм-менеджмент полезен в любой профессии и на любой должности. Эта методика помогает всем быть более продуктивными и ощущать, что мы контролируем свой день, а время не утекает сквозь пальцы.

1. Запишите в свой ежедневник всё (буквально: всё!).

Время утреннего подъема, время завтрака, время, когда вы едете на работу – весь ваш распорядок дня в подробностях. Это поможет избежать классической ошибки планирования, когда мы недооцениваем время, необходимое на выполнение той или иной задачи. Именно из-за того, что люди не догадываются (или ленятся) сесть и четко расписать, что во сколько они обычно делают, появляется это отвратительное тревожное чувство: «А-а-а, мне нужно сделать столько, что я не успею вообще ничего!» 

2. Используйте ежедневник для формирования полезных привычек.

Повторение изо дня в день – наше все. Первый шаг к тому, чтобы сформировать новую привычку, найти для нее постоянное место в вашем распорядке дня (или недели). Например, если вы никак не приучите себя ходить в фитнес-клуб или регулярно делать дома зарядку, внесите это в свой ежедневник на одно и то же время каждый день. А дальше уже не отлынивайте: этот пункт плана на день – обязательный!

3. Планируйте встречи на нестандартные промежутки времени.

Назначить рабочую встречу на время с 13:30 до 14:00 кажется логичным, но полезнее будет запланировать ее с 13:30 до 13:50 (особенно если следом у вас еще одна встреча). Так вы получите драгоценные 10 минут перерыва на то, чтобы выдохнуть, переключиться на следующую встречу или новую запланированную задачу, а может, и просто выйти подышать воздухом и сделать очередной важный звонок. Одно исследование о переключении внимания показало, что когда мы вынуждены моментально переключиться с одного рода деятельности на другой, не давая своему мозгу времени на этот переход, это может стоит нам до 40% нашего продуктивного рабочего времени. 40%!

4. Группируйте похожие встречи вместе.

Еще один способ снизить затраты ресурсов, которые мозг тратит на переключение, – ставить в своем расписании встречи на одну тему друг за другом. Между совещаниями и переговорами по совсем не похожим вопросам нужен больший промежуток для переключения.

5. Начинайте и заканчивайте встречи вовремя.

Если встречи запланированы не ровно на час или полчаса, а как в пункте 3, на «без 10 минут», у вас появляется буферное время. Этот 10-минутный буфер поможет вам стать богиней пунктуальности: после такой встречи вы придете на следующую вовремя, со свежей головой и без нервной спешки. Опаздывать плохо не только потому, что вы отнимаете чужое время и портите впечатление о себе. Это плохо для вас самой, потому что, когда вы опаздываете, волнуетесь и испытываете стыд, это очень энергозатратно – сильный стресс захватывает вас с головой, не дает сосредоточиться и снижает вашу продуктивность.

6. Встречи на ходу.

Если это возможно, устраивайте встречи... на ходу! Да-да, во время прогулки. Конечно, в зимней Москве это звучит не очень соблазнительно, но зима пройдет, и будет теплее. Кроме того, гулять можно и в помещении, если пространство позволяет (может быть, у вас просторный холл? или вы с коллегой можете вместе прогуляться на ланч). Обсуждение важного вопроса во время прогулки способствует рождению новых идей, вдохновляет на нестандартные решения. В непривычной обстановке мышление сходит с протоптанных тропок. Не говоря уж о том, что ходить гораздо полезнее для здоровья, чем сидеть.

7. Запланируйте все самое сложное на утро.

Мы уже рассказывали про знаменитый принцип тайм-менеджмента «съешь лягушку»: утро надо начать с тех задач, которые вам выполнять не очень-то хочется, но нужно. Дело в том, что наш запас силы воли – это исчерпаемый ресурс, к вечеру ее остается мало.

8. Ставьте четкие цели для рабочих встреч.

Бесполезное рабочее совещание – пара часов пустой говорильни – это прекрасно знакомый всем жанр выбрасывания времени в помойку. Прежде чем назначать встречу или договариваться о ней, уточните, какие цели и задачи эта встреча преследует. Если совещание предполагает раздаточный материал, то всю эту красоту надо разослать участникам минимум за сутки, чтобы во время встречи все участники четко фокусировались на поставленных целях, а не на разглядывании хэндаутов.

9. Используйте в ежедневнике разные цвета для обозначения степени срочности.  

В календаре – хоть бумажном, хоть электронном – очень удобно выделять разные пункты цветом. Например, оранжевый означает «срочно» – эти дела и задачи нельзя передвигать. Голубой – важно, но если придется сдвинуть на день, то мир от этого не погибнет. Серый – то, что обязательно надо сделать, но не срочно. Этот метод отлично работает: взглянув в свой ежедневник, вы сразу видите приоритеты.

10. Оставьте какое-то время свободным.

Если вы работаете в коллективе, тем более на руководящей должности, вы постоянно на людях. Выделите себе какое-то время на то, чтобы побыть в одиночестве, когда вас никто не будет беспокоить. Это время помогает сфокусироваться, вспомнить и пересмотреть свои цели и повышает вашу креативность. Важно: это время предназначено не для зависания в соцсетях!

А у вас бумажный или электронный ежедневник?

Хулио Иглесиас-младший: «Моя жизнь и есть скандал»
0 часов назад
Хулио Иглесиас-младший: «Моя жизнь и есть скандал»
Ох, уж эти интервью со знойными испанцами, которые в придачу еще и талантливые! Красавец Хулио Иглесиас-младший на днях прилетел в Москву, чтобы дать сольный концерт для московской публики (ну и, конечно же, свести с ума своим обаянием женскую половину зрителей). А между делом выходец из звездного семейства рассказал редакции SNC о любви к русским традициям, русским девушкам и оливье.
Все тренды в одной съемке
2 часа назад
Все тренды в одной съемке
Если вы никак не можете запомнить, что носить этой осенью и зимой, предлагаем вам наглядный путеводитель по миру трендов.
5 спорных утверждений о косметологии
18 часов назад
5 спорных утверждений о косметологии
По сути все наши вопросы об одном: может ли крем заменить косметическую процедуру или можно ли отделаться уколом и забыть о домашней работе. 
Лайфхак: как стирать шарф
19 часов назад
Лайфхак: как стирать шарф
Пришло время, когда без шарфа холодно даже в водолазке. А этот подлый согревающий аксессуар с упорством губки впитывает в себя все самые неприятные запахи и ваш блеск для губ. Что делать и как его спасти? Рассказываем.
9 поводов пойти в ресторан в ближайшие пару недель
20 часов назад
9 поводов пойти в ресторан в ближайшие пару недель
Новые места, гастроли крутых шефов и икра с трюфелями.
Гороскоп Овен
(21.03 - 20.04)
Общий прогноз 16-22 октября
На этой недели с 17 октября Меркурий выходит из дипломатичного знака Весов и присоединяется к Юпитеру в Скорпионе. Это отличный период для налаживания новых связей.