Закрыть
10 правил тайм-менеджмента, необходимых на работе
10.12.2015

10 правил тайм-менеджмента, необходимых на работе

Автор: SNCMedia
Фото: Getty  
читайте также
Как наладить рабочие контакты, если вы – интроверт? Работа пропала, да здравствует работа! 4 истории успеха молодых стартаперов Кто рано встает: 6 причин приходить на работу пораньше Кто одевает героев российского кино? Часть 2 12 лет Риккардо: чем за это время удивлял дом Givenchy? Отвечают вещи (и Донателла) Готовь шубу летом: что делают профильные бренды в непрофильное время 5 ошибок, которые вы совершаете на работе и которые мешают вам похудеть Внезапно начальник: 4 самых частых проблемы Хештег недели: #OneDayIWill Дресс-код фрилансера: 5 селфи в рабочем туалете Дресс-код в бьюти-индустрии: 4 селфи в рабочем туалете Профориентация: редакция SNCmedia меняет сферу деятельности Алена Корякина, Рамблер/Путешествия: «Мы знаем про туризм всё» Дресс-код в студии красоты: 6 селфи в рабочем туалете Ассистент: Дарья Павлюк 10 интересных признаний звездного телохранителя Докатились: страшно ли быть водителем и как к этому относятся пассажиры Ассистент: Катерина Попова Екатерина Куклачева: цветы, коты и ты ТЕСТ: Какой вы директор в офисе?
Нет времени на весь текст?
ЧИТАЙТЕ СПОЙЛЕР

Как формировать полезные привычки, назначать встречи и наконец научиться реалистично оценивать, сколько времени вы тратите на какие дела.

Обсудить статью

Тайм-менеджмент полезен в любой профессии и на любой должности. Эта методика помогает всем быть более продуктивными и ощущать, что мы контролируем свой день, а время не утекает сквозь пальцы.

1. Запишите в свой ежедневник всё (буквально: всё!).

Время утреннего подъема, время завтрака, время, когда вы едете на работу – весь ваш распорядок дня в подробностях. Это поможет избежать классической ошибки планирования, когда мы недооцениваем время, необходимое на выполнение той или иной задачи. Именно из-за того, что люди не догадываются (или ленятся) сесть и четко расписать, что во сколько они обычно делают, появляется это отвратительное тревожное чувство: «А-а-а, мне нужно сделать столько, что я не успею вообще ничего!» 

2. Используйте ежедневник для формирования полезных привычек.

Повторение изо дня в день – наше все. Первый шаг к тому, чтобы сформировать новую привычку, найти для нее постоянное место в вашем распорядке дня (или недели). Например, если вы никак не приучите себя ходить в фитнес-клуб или регулярно делать дома зарядку, внесите это в свой ежедневник на одно и то же время каждый день. А дальше уже не отлынивайте: этот пункт плана на день – обязательный!

3. Планируйте встречи на нестандартные промежутки времени.

Назначить рабочую встречу на время с 13:30 до 14:00 кажется логичным, но полезнее будет запланировать ее с 13:30 до 13:50 (особенно если следом у вас еще одна встреча). Так вы получите драгоценные 10 минут перерыва на то, чтобы выдохнуть, переключиться на следующую встречу или новую запланированную задачу, а может, и просто выйти подышать воздухом и сделать очередной важный звонок. Одно исследование о переключении внимания показало, что когда мы вынуждены моментально переключиться с одного рода деятельности на другой, не давая своему мозгу времени на этот переход, это может стоит нам до 40% нашего продуктивного рабочего времени. 40%!

4. Группируйте похожие встречи вместе.

Еще один способ снизить затраты ресурсов, которые мозг тратит на переключение, – ставить в своем расписании встречи на одну тему друг за другом. Между совещаниями и переговорами по совсем не похожим вопросам нужен больший промежуток для переключения.

5. Начинайте и заканчивайте встречи вовремя.

Если встречи запланированы не ровно на час или полчаса, а как в пункте 3, на «без 10 минут», у вас появляется буферное время. Этот 10-минутный буфер поможет вам стать богиней пунктуальности: после такой встречи вы придете на следующую вовремя, со свежей головой и без нервной спешки. Опаздывать плохо не только потому, что вы отнимаете чужое время и портите впечатление о себе. Это плохо для вас самой, потому что, когда вы опаздываете, волнуетесь и испытываете стыд, это очень энергозатратно – сильный стресс захватывает вас с головой, не дает сосредоточиться и снижает вашу продуктивность.

6. Встречи на ходу.

Если это возможно, устраивайте встречи... на ходу! Да-да, во время прогулки. Конечно, в зимней Москве это звучит не очень соблазнительно, но зима пройдет, и будет теплее. Кроме того, гулять можно и в помещении, если пространство позволяет (может быть, у вас просторный холл? или вы с коллегой можете вместе прогуляться на ланч). Обсуждение важного вопроса во время прогулки способствует рождению новых идей, вдохновляет на нестандартные решения. В непривычной обстановке мышление сходит с протоптанных тропок. Не говоря уж о том, что ходить гораздо полезнее для здоровья, чем сидеть.

7. Запланируйте все самое сложное на утро.

Мы уже рассказывали про знаменитый принцип тайм-менеджмента «съешь лягушку»: утро надо начать с тех задач, которые вам выполнять не очень-то хочется, но нужно. Дело в том, что наш запас силы воли – это исчерпаемый ресурс, к вечеру ее остается мало.

8. Ставьте четкие цели для рабочих встреч.

Бесполезное рабочее совещание – пара часов пустой говорильни – это прекрасно знакомый всем жанр выбрасывания времени в помойку. Прежде чем назначать встречу или договариваться о ней, уточните, какие цели и задачи эта встреча преследует. Если совещание предполагает раздаточный материал, то всю эту красоту надо разослать участникам минимум за сутки, чтобы во время встречи все участники четко фокусировались на поставленных целях, а не на разглядывании хэндаутов.

9. Используйте в ежедневнике разные цвета для обозначения степени срочности.  

В календаре – хоть бумажном, хоть электронном – очень удобно выделять разные пункты цветом. Например, оранжевый означает «срочно» – эти дела и задачи нельзя передвигать. Голубой – важно, но если придется сдвинуть на день, то мир от этого не погибнет. Серый – то, что обязательно надо сделать, но не срочно. Этот метод отлично работает: взглянув в свой ежедневник, вы сразу видите приоритеты.

10. Оставьте какое-то время свободным.

Если вы работаете в коллективе, тем более на руководящей должности, вы постоянно на людях. Выделите себе какое-то время на то, чтобы побыть в одиночестве, когда вас никто не будет беспокоить. Это время помогает сфокусироваться, вспомнить и пересмотреть свои цели и повышает вашу креативность. Важно: это время предназначено не для зависания в соцсетях!

А у вас бумажный или электронный ежедневник?
Модная съемка: «Белое солнце пустыни»
1 час назад
Модная съемка: «Белое солнце пустыни»
Что произойдет, когда влюбленные фэшиониста застрянут на дедушкиной «Волге» в песках? Начнется фэшн-съемка в прикидах1970-х.
Матирующие пудры ниже 400 рублей, которые работают в жару
4 часа назад
Матирующие пудры ниже 400 рублей, которые работают в жару
Наш автор проверил три пудры в жару, во время спорта и стрессовых ситуаций, решив выяснить, продержится ли матовый эффект на лице хотя бы несколько часов. 
Выходные во Владимире: куда пойти, где жить и чем заняться?
19 часов назад
Выходные во Владимире: куда пойти, где жить и чем заняться?
Длинное предисловие совершенно излишне: Владимир – это круто, и, если вы решили провести выходные в этом городе, мы аплодируем и мысленно делаем комплимент вашему хорошему вкусу и желанию узнать историю своей страны.
5 вопросов к серии на основе муцина улиток от MIXIT
20 часов назад
5 вопросов к серии на основе муцина улиток от MIXIT
Надеемся, улиточная слизь вас своим видом и свойствами не пугает: азиаты уже давненько мажутся ей с головы до ног и считают себя всю жизнь молодыми. MIXIT не отстают от тенденций и предлагают широкой публике сразу три новых средства из серии Snail Collection с веществом из виноградных улиток. Проверим, что в них такого необычного. 
Полански говорит: 10 цитат режиссера о любви, жизни и самом себе
21 час назад
Полански говорит: 10 цитат режиссера о любви, жизни и самом себе
Цитируем скандального и неоднозначного Романа Полански, которому сегодня исполнилось 84 года.
Гороскоп Овен
(21.03 - 20.04)
Общий прогноз на 14-20 августа
С 14 августа начнется одна из самых противоречивых недель месяца. Вы можете вступить в конфликт, расстаться с партнером и вообще немного запутаться. Поэтому, давайте посмотрим, что лучше делать или не делать в эти дни, и как использовать хаос вокруг себе на пользу.